ماشین های اداری به جزء جدایی ناپذیر هر دفتر، سازمان و مرکز آموزشی تبدیل شده اند. ابزارهایی که با خودکار یا نیمه خودکار کردن کارها، سرعت، دقت و نظم را بالا می برند و کیفیت خدمات را ارتقا می دهند. وقتی می پرسیم ماشین های اداری چیست، دقیق ترین پاسخ این است که مجموعه ای از دستگاه ها و تجهیزات تخصصی برای چاپ، کپی، اسکن، ارسال و مدیریت اسناد و اطلاعات که جریان کار را هموارتر می کنند.
از نخستین نسل ابزارهایی مانند ماشین تحریر و دستگاه کپی تا نسل های جدید پرینتر، اسکنر، فکس، پلاتر و دستگاه های مدیریت حضور و غیاب همه در خانواده بزرگ ماشین های اداری جای می گیرند و نقش آن ها در بهره وری سازمانی انکارناپذیر است.
انواع ماشین های اداری
وقتی از تنوع ماشین های اداری می گوییم منظورمان سبدی گسترده از دستگاه ها با کارکردهای مکمل است که هر کدام به بخشی از فرآیندهای روزمره کمک می کنند.
- پرینتر و پلاتر برای چاپ
- دستگاه کپی برای تکثیر
- اسکنر برای دیجیتال سازی اسناد
- فکس برای ارسال امن مکاتبات
- ویدئو پروژکتور برای ارائه محتوا
- بارکدخوان و لیبل پرینتر برای نظم دهی موجودی و اسناد
- در محیط های خاص دستگاه هایی مانند اسکناس شمار یا چاپ کارت
انتخاب درست از بین این ابزارها بسته به ماهیت کسب وکار، حجم کار و سطح دقت مورد انتظار انجام می شود و هر جا اسناد و داده ها محور کار باشند ماشین های اداری نیز حضور مؤثری دارند.
ماشین های اداریدر فروشگاه ها
کاربرد ماشین اداریدر فروشگاه ها و سوپرمارکت ها کاملاً ملموس است. حضور بارکدخوان باعث ثبت سریع و دقیق اطلاعات کالا می شود و لیبل پرینتر، نظم قفسه ها و بسته بندی ها را تضمین می کند. وقتی بخش انبار با لیبل استاندارد کار می کند تحویل و مرجوعی کالاها بی خطا پیش می رود و صف صندوق کوتاه تر می شود.
در یک فروشگاه شلوغ همین هماهنگی ساده بین بارکدخوان، لیبل پرینتر و پرینتر رسید نمونه ای روشن از اثر ماشین های اداری بر تجربه مشتری و سرعت خدمت رسانی است.
ماشین های اداریکاربردی در ادارات
در ادارات طیف دیگری از ماشینهای اداریفعال اند:
- کاغذخردکن برای حفظ محرمانگی
- دستگاه ساعت حضور و غیاب
- اسکنر اثر انگشت برای انضباط و ثبت تردد
- پرینتر و اسکنر برای گردش اسناد
- پلاتر برای چاپ نقشه و پوسترهای بزرگ
- فکس برای مکاتبات رسمی
اگر واحد دبیرخانه را تصور کنیم هماهنگی میان این ماشین های اداری است که باعث می شود نامه ها بدون خطا ثبت شوند، اسناد به موقع چاپ یا آرشیو گردند و گزارش ها با کیفیت یکنواخت ارائه شوند.
ماشین های اداریدر بانک و صرافی ها
در بانک ها و صرافی ها ماشین های کاربردی اداریشکل دیگری به خود می گیرند. اسکناس شمار به دقت تراکنش ها سرعت می دهد، دستگاه های تشخیص اصالت اسکناس و ارز جلوی خطا یا تقلب را می گیرند و چاپگرهای سوزنی و کارت پرینتر PVC مسئول صدور رسیدها و کارت های بانکی اند.
اینجا امنیت، سرعت و ثبت صحیح اطلاعات سه ضلع نیاز هستند و ماشین های اداری دقیقاً برای پاسخ به همین نیازها طراحی شده اند.
قطعات کاربردی در ماشین های اداری
پشت صحنه عملکرد روان ماشین های اداری به مین برد وابسته است. برد اصلی ای که سنسورها و موتور ها را کنترل می کند و هماهنگی الکترونیک و مکانیک را برعهده دارد. قطعات مصرفی مانند تونر، کارتریج، چیپ ست، درام، داکتر بلید و کاغذکش نیز نقشی کلیدی دارند. کافی است کارتریج شارژ نداشته باشد تا کل فرآیند چاپ متوقف شود.
سلامت همین قطعات است که کیفیت خروجی ماشین اداریرا تضمین می کند و هر اختلالی در آن ها مستقیماً بر نتیجه نهایی اثر می گذارد.
کاربرد ماشین های اداری
وقتی از کاربردهای ماشینهای اداریحرف می زنیم شامل موارد زیر است:
- دستگاه کپی: از یک الگوی روی ده ها نسخه با کیفیت یکنواخت خروجی می گیرد و بار آماده سازی اسناد را سبک می کند.
- پرینتر: دستور را از کامپیوتر می گیرد و گزارش، تصویر یا فاکتور را با استاندارد مورد انتظار چاپ می کند.
- کارت پرینتر PVC: اطلاعات هویتی را مطابق داده های بانکی روی کارت های اعتباری چاپ می کند و خروجی نهایی آماده استفاده در شبکه بانکی است.
انواع ماشین های اداریبرای یک دفتر کار
در یک دفتر پرینتر شاید نخستین عضو خانواده ماشین های اداری باشد. کیفیت چاپ، سرعت، حافظه داخلی، تعداد صفحات قابل چاپ و حتی امکان اتصال بی سیم معیارهای مهم انتخاب هستند. اسکنر اسناد کاغذی را به نسخه دیجیتال تبدیل می کند و باید در وضوح رنگ، اندازه فایل خروجی و سازگاری نرم افزاری پاسخگوی نیاز باشد.
دستگاه فتوکپی در نسخه های سیاه وسفید، رنگی، دیجیتال یا چندکاره برای مدارس، ادارات و دانشگاه ها یک استاندارد همیشگی است و اغلب در کنار خود پرینتر و اسکنر مجتمع دارد.
دستگاه فکس
در برخی سازمان ها هنوز فکس، عضو ثابت ماشین های اداری است. در مدل های کاربنی، لیزری یا حرارتی تولید شده است و در انتخاب آن باید به حافظه داخلی، دسترسی به خط تلفن و کیفیت چاپ توجه داشت.
لیبل پرینتر
لیبل پرینتر نشانه گذاری بسته های پستی، پوشه های بایگانی یا کالاهای مرجوعی را استاندارد می کند.
چاپگر سوزنی
چاپگرهای سوزنی، با هزینه پایین برای رسیدها و فرم ها کاربرد دارند.
فیش پرینتر
فیش پرینتر نیز در سیستم های فروش و اداری با توجه به نوع پورت، هد، عرض رول و وضوح چاپ انتخاب می شود.
ویدئو پروژکتور
ویدئو پروژکتور نمایش اسناد و تصاویر روی پرده را ممکن می کند و در جلسات و کنفرانس ها نقش مهمی در انتقال مؤثر محتوا دارد.
نتیجه گیری
پاسخ پرسش ماشین های اداری چیست؟ به یک تصویر روشن ختم می شود. شبکه ای از دستگاه ها که کنار هم، کارهای تکراری و حساس را سریع، دقیق و استاندارد انجام می دهند. از فروشگاه و بانک تا دبیرخانه و کلاس درس همه دارای این تجهیزات هستند.
اگر می خواهید جریان کار شما حرفه ای، ایمن و قابل اتکا باشد باید در انتخاب، نگهداری و به روزرسانی ماشینهای کاربردی اداریدقیق باشید. هرچه این انتخاب آگاهانه تر باشد هزینه های پنهان کمتر، بهره وری بیشتر و نتیجه نهایی درخشان تر خواهد بود.
